Online toplantı, dijital çağın gereklilikleri arasına giren uzaktan yapılan ve dijital pazardaki iş alanlarının çoğalması ile internetin, ticaretin en temel noktalarından biri haline gelmesi ile birçok özel sektör çalışanının hayatında, önemli bir noktada kendisine yer buluyor. Elbette ki bir ekran başında oturarak online toplantı yapmak, karşılıklı yapılanlar kadar rahat olmasa da, hem avantajları hem de dikkat edilmesi gereken noktalarına rastlayabiliyorsunuz.
Çevrimiçi toplantılarda kullanmak için öncelikle doğru online toplantı programı sahibi olmanız gerekiyor. Doğru seçilen ve aradığınızı size verecek bir program, toplantı kalitenizi de yukarılara taşıyacaktır. Toplantı yapacağınız zaman, karşılıklı olmadığınızdan sıra ile dinlemek ve söz geldiği zaman konuşmak, ağ üzerinde oluşabilecek ses kirliliğinden sizi koruyabiliyor. İyi bir toplantı süreci geçirebilmeniz için öncelikle dinlemeye odaklanmalı ve sıranız geldiği zaman söyleyeceklerinizi aktarmalısınız.
Online toplantı sırasında, bir başkası konuşurken mutlaka önemli kısımları es geçmeden notlarınızı alın. Bu alınan notları daha sonra değerlendirmek için kullanabilirsiniz. Kimin hangi eyleme onay verdiğini, hangi fikri beğendiğini veya hangi koşulları kabul etmediğini hatırlayabilir ve ona göre bir sonraki stratejinizi hazırlayabilirsiniz. Online toplantıların, diğer yüz yüze olan toplantılardan farklı olmadığını anlamanız, iletişim kurmanızı daha da kolaylaştıracaktır.
Toplantı sırasında eğer sunum yapıyorsanız, sunumunuzu yaptığınız online toplantı sürecinde, karşınızdakini göremediğinizden dolayı çok hızlı anlatmanız, grup içerisinde anlattıklarınızın sindirilmemesine yol açabiliyor. Sunumunuzun belirli kısımlarında duraksayın ve karşınızdakilerin hem soru sormasına, hem de konuyu idrak edebilmelerine olanak sağlayın. Toplantılarda mutlaka bir moderatör bulunması, online yapılan toplantıların raydan çıkmasına engel olan önemli bir unsurdur.
Toplantı sırasında moderatörün izni olmadan veya söz verilmeden konuşma olmaması, toplantının verimli ilerlemesini sağlayabilir. Toplantının sonuna geldiğiniz zaman, herkese iyi günler demeden hemen öncesinde, yapılan online toplantının bir özetini yapabilirsiniz. Bu yapılan toplantı sonu özeti, karşınızdakilerin size sormak istediği eksik sorularını ve kafalarında anlamadıkları kısımları açıklamaları için bir fırsat veriyor. Eğer yaptığınız toplantı ciddi ve büyük riskler taşıyan bir toplantıysa, tüm herkes toplantıdan çıkmadan ekranınızı kapatmayın. Son dakikaya kadar size beklemediğiniz önemli bir bilgi ve soru yöneltilebilir.
Bizimle iletişime geçin.
