, , , , , ,

Uluslararası Fuarlarda Nelere Dikkat Etmeliyiz

Uluslararası fuarlar, neden vardır? Neden katılırız? Katılacağımız fuarda nelere dikkat etmeliyiz?
Bu yazımızda, yukarıdaki başlıkta sorduğumuz sorulara cevap vermeye çalışarak, pratik bazı bilgiler aktaracağız.

Fuarlar, satıcı ve üretici firmaların potansiyel müşterileriyle veya mevcut müşterileriyle kısaca pazarla buluştuğu aynı zamanda rakipleri ile de karşılaştığı yerlerdir.

Önce fuar türlerine bir göz atalım;
A)Ulusal fuarlar (Konumuz dışında olduğu için sadece başlık olarak buraya alınmıştır)
B)Uluslararası fuarlar
-Genel Ticari Fuarlar. Sektör gözetmeksizin her türlü ürünün sergilendiği fuarlar.
-Bölgesel fuarlar. Bulunduğu coğrafi bölgeye ait olduğu ürünlerin sergilendiği fuarlar.
-Sektörel Fuarlar. Belli sektör firmalarının yer aldığı fuarlar, örneğin Gıda Fuarı
-İhtisas Fuarları. Endüstriye Göre veya Pazar Bölümüne Göre göre kurulan fuarlardır, -Örneğin Makarna ve unlu mamuller fuarı veya oyuncak fuarı.
-Entegre (Tamamlayıcı sektörlerin bir arada olduğu) fuarlar. Örneğin Ahşap Ürünleri Fuarı ve Ahşap Makineleri Fuarının aynı tarihte, yan yana salonlarda olması.
-Tüketici Fuarları. Perakende ürün fuarları, bu fuarlar kişisel tüketim ürünlerine yönelik, genellikle satış da yapılabilen fuarlardır.
İhracatımızı artırmak, geliştirmek açısından baktığımızda burada gördüğümüz fuar türlerinden genellikle sektörel ve/veya ihtisas fuarları tercih edilmektedir.

FUARA KATILMAKTAKİ AMAÇ VE HEDEFİMİZ NELER OLABİLİR?
Aşağıda sayılanlardan bir veya daha fazlası bizim amaç ve hedefimiz olabilir. Bunlar;
-Yeni pazarlar, yeni müşteriler bulmak
-Müşterilerle karşılaşmak, yüz yüze görüşerek sıcak ilişki kurmak
-Pazar deneyimini ve aktivitesini artırmak
-Potansiyel müşterilerle iletişim kurarak yeni satış alanları yaratmak
-Satışları artırmak
-Pazarla ilgili yenilikleri görmek, bilgi edinmek
-Rakip firma ve ürünleri tanımak, görmek
-Yeni ürünümüzü tanıtmak
-Firmamızla ilgili yenilikleri tanıtmak
-Firma imajını korumak ve geliştirmek
-Bizde bu pazarda varız demek (bayrak göstermek)
Katılım nedenimizi belirledikten sonra yapacağımız işlerle ilgili seçeceğimiz yöntem ve izleyeceğimiz yol bu amaçlara uygun olmalıdır.

FUAR SEÇİMİ
Fuar seçimimizi yaparken belirlediğimiz amacı dikkate alıp, buna uygun olan fuarı seçmeye çalışmalıyız. Fuar seçim kriterlerimiz şunlar olabilir;
-Fuara katılmaktaki amaç ve hedefimizi belirledik mi? Belirlediğimiz fuar buna uygun mudur?
-Sergilenecek ürün yelpazesinin belirlediğimiz fuara uygun olup olmadığı (Bizim aradığımız fuar bu fuar mıdır?)
-Fuarın organize edileceği ülke ve potansiyel ziyaretçilerin ülkeleri ürünleriniz için hedef pazar mıdır?
-Katılacağımız fuarın geçmişi ve bilgilerine göz attık mı? (Fuarla ilgili raporlar, katılımcı bilgileri)
-Fuarın maliyetleri bütçemize uygun mudur?
-Rakip fuarlarla mukayesesini yaptık mı?

Fuar seçiminde karar (Katılmayı planladığımız fuar doğru fuar mı?)
Bunun için aşağıdaki hususları dikkate almalıyız;
-Hedeflediğimiz fuarın açık ismi ürünümüz veya sektörümüzle uyumlu mudur?
-Alt sektör grupları nelerdir?
-Fuar düzenlenen ülke, vize, konaklama, ulaşım vs sorunlar bakımından uygun mudur?
-Kaç yılda bir ve kaçıncısı yapılmaktadır?
-Toplam katılımcı sayısı ve yıllara göre değişimi uygun mudur?
-Yabancı katılımcı sayısı ve ülkelere göre dağılımı yeterli midir?
-Toplam net stant alanı kaç m2’dir?
-Toplam ziyaretçi sayısının yıllara göre dağılımı nedir?
-Ülkelere göre ziyaretçi dağılımı nedir?
-Rakiplerimiz bu fuara katılmakta mıdır?
-Geçmiş yıllardaki katılımcılar olumlu referans vermekte midir?

FUAR HAZIRLIĞI VE DİKKAT EDİLECEK KONULAR
Bunun için aşağıdaki soruları cevaplandırmalıyız;
-Fuar katılımı için bireysel başvuru mu, fuar organizasyon kuruluşları üzerinden başvuru mu yapacağız?
-Hangi malzemeleri götüreceğiz? Hangi malzemeleri fuardan temin edeceğiz? (Temizlik malzemeleri, ikram malzemeleri gibi)
-Seçeceğimiz stant yeri, büyüklüğü, konumu amacımıza, bütçemize uygun mudur? Aşağıdaki şekilde gösterilen farklı yerlerden hangisi bütçemize ve amacımıza uygundur? Rakiplerimize yakın bir yerde mi yoksa uzakta mı olmalıyız?

-Tamamlayıcı ürünlere yakın olmamız gerekiyor mu?
-Nasıl bir stant tasarımımız olmalı? Standımızda ilgi çeken aktivite olmalı mı? Aşırı ilgi çeken konu dışı görseller ve aktiviteler (palyaço, kukla, meşhur sanatçı çağırmak gibi), ayrıca abartılı ikramlar olmalı mıdır? Bu konuda dikkat çekeceğimiz husus; Fuara katılma amaçlarımız içerisinde “Firma imajını korumak ve geliştirmek” ve “Bizde bu pazarda varız demek (bayrak göstermek)” önceliğimiz ise bu etkinleri yapmak uygun olabilir. Ancak, bu etkinlikler ilgi çekip kalabalık oluşturacakları için ticari amaçla gelen ziyaretçi ve müşterilerimizi rahatsız etmesi söz konusu olabilecektir.
-Fuarda hedef ürünümüz ne olmalı? Ürünlerimizi nasıl sergilemeliyiz?
-Davet e-maili veya davetiye gönderilecek firmaları belirledik mi?
-Dağıtılacak katalog, broşür, numunelerimiz nelerdir? Zamanında hazır olacak mı?
-Fuarda görevlendireceğiniz dil bilen bir satış personeliniz mevcut mu? (Sadece İngilizce yeterli mi?)
-Fuar personel sayımız uygun mu? Personelimiz ürün, dış ticaret ve fuar konusunda eğitimli mi?
-Ziyaretçilerden gelebilecek teknik sorulara cevap verecek teknik bir görevli gerekli mi?
-Lojistik (Nakliye ve ambalaj, gümrükleme, yasal prosedürler) organizasyonumuz tamam mı?
-İkram konusunda hazırlığımız olacak mı?
-Video gösterisi veya canlı gösteri yapacak mıyız?
-Ürünlerimizi teşhire hazırlamak (montaj) için teknik hazırlığımız tamam mı?
-Fuar süresi için konaklama ve ulaşım organizasyonumuz, vizelerimiz tamam mı? Fuardan kaç gün önce gidilecek?
-Fiyat politikamız ne olmalı? Fiyat listesi verecek miyiz?
-FOB’laştırma maliyetimizi biliyor muyuz? 1 konteyner veya treylere ne kadar ürünümüz sığmaktadır?
-Hedef pazarlara nakliye maliyetleri hakkında fikrimiz var mı?
-Fuar ücreti dışında diğer maliyetleri gözden geçirdik mi? (Ürünlerin lojistik maliyeti, personelin ulaşım, konaklama, yeme/içme vb maliyeti, Katalog, broşür, numune, kartvizit vb maliyetleri, İkram, temsil maliyeti, Şehir içi ulaşım maliyeti gibi)

FUAR SONRASINDA ÇALIŞMALAR İÇİN HAZIR MIYIZ?
Bunun için yapılması gerekli işler;
-Genel teşekkür yazısı (Fuardan sonra en kısa sürede)
-Bilgi isteyen müşterilere müşteriye özel cevap
-Fiyat ve teklif bekleyen müşterilere cevap
-Fuar sonuç raporu hazırlanması

Fuar esnasında yapılacak işlerle ilgili önerilerimiz şunlardır;
-Boş bir defter alıp, her gelen ziyaretçinin kartvizitini sayfaya iliştirip, kartvizitin yanına/altına kısa notlar almak, örneğin müşterinin ilgisini çeken ürünlerimiz, sorduğu sorular, kendi ile ilgili verdiği bilgiler gibi, ayrıca cevap bekleyen soruları varsa, fuar sonrası cevaplandırmak için not almak.
-Gelen ziyaretçilerden izin alarak resim çekmek, resimleri tarihlemek
-Mevcut müşterilerimize daha fazla ilgi ve zaman ayırmaya gayret etmek.
-Ziyaretçilerden firmamız, standımız ile ilgili geri bildirim almaya çalışmak

Fuar sonrası yapılacak işlerle ilgili önerilerimiz ise şunlardır;
-Gecikmeksizin, en geç bir hafta içerisinde soru sormayıp cevap beklemeyen ziyaretçilere, isimlerine hitaben yazılmış teşekkür yazısı (e-mail) göndermek. Soru soran ziyaretçilere ise, cevabın en kısa sürede verileceğini bildirmek.
-Sorusu olan ziyaretçilere gerekli cevapları hazırlayıp cevap vermek
-Cevap verilen ziyaretçilerden karşı cevap gelmediği takdirde uygun bir süre sonra tekrar email atıp gelişme olup olmadığını sormak
-Fuarla ilgili rapor hazırlamak. Fuar ve standımız hakkında görüşlerimiz, varsa önemli olay ve gelişmeleri belirtmek. Bu raporlar, daha sonraki katılacağımız fuarlar için vereceğimiz karar ve izleyeceğimiz yönteme ışık tutacak, şirket hafızasında yer alacaktır.

Fuar destekleri ile harcamalarınızın bir kısmını iade alabilirsiniz
Ekonomi Bakanlığı yurt dışı fuarlara katılımları aşağıda belirtilen ve değişen oranlarda desteklemektedir;
A) Katılınan fuar, Milli Katılım veya Türk İhraç Ürünleri Fuarı olması halinde masrafların %50 oranında 10.000 ABD Doları;
B) Sektörel nitelikli uluslararası fuara Milli Katılım, Yabancı Firma Katılımlı Sektörel Fuar veya Sektörel Türk İhraç Ürünleri Fuarı olması halinde masrafların %50 oranında 15.000 ABD Doları;
C) Prestij fuar listesinde olan fuarlar için, her sene 1 kez olmak üzere % 50 oranında 50.000 ABD Doları;
stant kirası, nakliyesi, en fazla 2 kişi ulaşım masrafı desteklenmektedir. Destekler ile ilgili detaylar için Ekonomi Bakanlığının web sayfasından ulaşmak için lütfen tıklayınız.

Son söz: Pratik deneyimlerimizden çıkarttığımız bu öneri ve notların, her firmanın kendi sektörü ve kendi şartlarını dikkate alarak daha da geliştirilmesi mümkündür.

Hüseyin TEKGÜÇ
htekguc@inovakademi.com

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir