2019’un son ayında ortaya çıkan Koronavirüs salgınının Dünya’ya tamamen yayılmasıyla hemen hemen herkes, evden işlerini yürütmek zorunda kalmış oldu. Durum böyle olunca da birçok üst düzey yönetici ve firma sahipleri işlerinin devamlılığını sağlayabilmek için Online Toplantı yapmaya karar vermiştir.
Online Toplantı Nedir?
Online Toplantı, çevrim içi bir şekilde toplantıya katılacak insanların ortak sanal bir ortamda buluşarak gerçekleştirdikleri toplantı çeşitlerinden biridir. Online Toplantı ile, en az iki kişiden oluşacak bir grupla sanal bir ortam üzerinden bir görüşme yaparak, işleri aksama olmaksızın devamlılığını sağlayabilirsiniz.
Online Toplantı İçin Kullanılabilecek Programlar
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Zoom Meetings
- Skype
- Adobe Connect
- Discord
- GoToMeeting
- BlueJeans
- Zoho Meeting
- Join.me
- FreeConferance.com
Online Toplantı’nın Kalitesini Artırmak İçin Neler Yapılmalıdır?
Toplantı sahiplerinin, çalışanları ile yapacağı online toplantı kalitesini artırmak için uygulayabileceği 7 adet taktik bulunmaktadır. İşte Online Toplantı’nın kalitesini artıracak taktikler şunlardır:
- Harici Gürültülerden Arındırılmış Bir Ortam: Online Toplantı süresince yankı yapabilecek seslerden, konuşmaların duyulamayacak kadar gürültülü ortamlardan mutlaka kaçınılmalıdır. Ancak ortam yetersizliği gibi durumlarda ise hem toplantı sahibi hem de katılımcılar, gürültü engelleyici mikrofonlar ya da dışarıdan gelen gürültüyü azaltabilecek yazılımlar kullanabilirler.
- Konsantrasyon Artırıcı Müzikler: Eğer yapılacak toplantının konusu dikkat gerektirecek bir konu ise, kısık bir ses ile motivasyon ve konsantrasyon artıracak türden bir müzik açılabilir.
- Dikkat Dağıtacak Işıklar ve Renklerden Kurtulun: Online Toplantı’nız boyunca hem kendinizin hem de katılımcılarınızın dikkatlerini dağıtabilecek türden parlak, neon renklerden ve floresan lamba gibi yoğun ışıklar yerine daha koyu renkler ve gün ışığı rengine yakın (hafif koyu sarı, alev rengi gibi) ışıklar tercih edilmelidir.
- Kullanılacak Program Daha Önce Denenmelidir: Online Toplantı’nız için kullanacağınız programı, toplantı öncesinde olası herhangi bir problem ile karşılaşmamak için mutlaka denemeniz ve programın araçlarını test etmeniz gerekmektedir.
- Katılımcılar Profesyonel Olmaları İçin Zorlanmamalıdır: Katılımcılarınızın işe karşı olan saygılarını kaybetmemek için, işinizin daha mükemmel olması uğruna onların potansiyellerini asla zorlamamanız gerekmektedir.
- 60 Saniye Kuralı: Açılan toplantının konusunun, katılımcılar tarafından tam anlamıyla kavranması için toplantının ilk 60 saniyesi boyunca toplantının ana konusu ile ilgili genel bir giriş yaparak katılımcıların kafalarında konu ile alakalı bir takım fikirlerin oluşmasını sağlayabilirsiniz.
- 5 Dakika Kuralı: Online Toplantı’nızdaki katılımcılarınıza, probleminiz çözülüp yeni bir problem vermeden önce 5 dakika kadar beklemeniz gerekmektedir. Bu süre 5 dakikadan ne az olmalı ne de 5 dakikadan uzun olmalıdır. Çünkü 5 dakikadan kısa bir dinlenme süresi verecek olursanız katılımcının zihni daha dinlenmemiş olacak; 5 dakikadan daha uzun bir süre verecek olursanız da katılımcıların toplantının ciddiyetinden uzak kalmalarına neden olacaktır.
Behiç Oytun Şenkul
Bizimle İletişime Geçin.
